Deutsche Bahn AG
Dynamische Konzepte für die Arbeit.
Claudia Bernklau
Leiterin Großprojekte und Changemanagement Arbeitswelten bei DB Immobilien
Gemeinsam mit aib hat DB Immobilien in den letzten Jahren verschiedene Bürokonzepte verwirklicht. Welches sind die Erfahrungen und Learnings aus dieser erfolgreichen Zusammenarbeit?
Sie haben verschiedene Arbeitsplatzkonzepte für die Deutsche Bahn umgesetzt, zum Beispiel beim Projekt The Grid in Essen oder dem Lister Dreieck in Hannover. Welche Erfahrungen wurden mit diesen Konzepten gemacht – auch im Hinblick auf den dynamischen Wandel der Arbeitswelt in den letzten Jahren?
Mit aib haben wir erstmals beim Projekt The Grid der Schenker AG in Essen zusammengearbeitet. Die Zielsetzung war eine räumliche Flexibilität und eine bessere Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden über offene Bürostrukturen. Es gab damals im Konzern noch überwiegend persönliche Einzelschreibtische und daher interne Vorbehalte gegen Open Space. Mit dem Neubau haben wir die Möglichkeit für Desk Sharing geschaffen, das dann auch erfolgreich umgesetzt wurde und mit der Pandemie nochmals eine neue Dynamik bekommen hat. Das ursprüngliche Bürokonzept hat sich dabei als sehr robust erwiesen. Da es sowohl gestalterisch als auch räumlich sehr einfühlsam umgesetzt wurde, ist es von Anfang an sehr gut angenommen worden.
Beim Projekt The Grid haben Sie gemeinsam mit aib den sogenannten Möbelstempel für die Gliederung der Arbeitsumgebung entwickelt. Wie hat sich dieser als Hilfsmittel für die Büroplanung bewährt?
Der Möbelstempel bestand damals aus einem Schreibtisch, einem Stuhl und einem Aktenschrank. Als standardisiertes Element hat sich der Stempel als gutes Hilfsmittel für die Bemessung der einzelnen Arbeitsplätze und die Raumteilung erwiesen. Mittlerweile bewegen wir uns weg von Einzelarbeitsplätzen. Auch bei der Flächenorientierung im Shared Office kann der Möbelstempel mit seinen räumlichen und qualitativen Aspekten helfen. Für künftige Planungen werden wir allerdings eine neue Grundlage benötigen und uns nochmals fragen müssen: Was macht einen Arbeitsort heute aus?
Wird es dann einen neuen Möbelstempel geben?
Den Möbelstempel als ASR-konformer Bildschirmarbeitsplatz wird es weiterhin in unseren Büroräumen geben, wenngleich in deutlich geringerer Anzahl. Die Erfahrungen mit dem Prinzip des standardisierten Arbeitsplatzmoduls könnten uns gerade bei Multi Tenant Immobilien mit mehreren Mietern helfen, Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Tätigkeiten zu entwickeln. Das zukünftige Bürokonzept könnte dann mit wiederkehrenden Projekträumen, Kreativbereichen und Rückzugsräumen als standardisierte Elemente einen hohen Wiedererkennungswert erhalten.
Im Verwaltungsbau Lister Dreieck in Hannover haben Sie mit aib das erste „Flex-Haus“ der DB realisiert.
Beim Lister Dreieck gab es eine ganz andere Herausforderung als bei der Arbeitsumgebung für die Schenker AG. Das Besondere bei diesem Projekt war die Zusammenlegung unterschiedlicher Konzernunternehmen in einem neuen Objekt, und erstmalig die kollektive Einführung von Desk Sharing in einem DB-Gebäude. Es war ein sehr komplexes Projekt, da wir zusätzlich tätigkeitsorientiertes Arbeiten ermöglichen wollten. Das Raumprogramm wurde u.a. um Bereiche wie eine Bibliothek für Stillarbeit und Ruheräume ergänzt. Diesen Veränderungen in der Art zu Arbeiten begegneten wir durch ein projektbegleitendes Change Management sowie Angeboten zur Partizipation während der Planungsphase. Alle Mitarbeitenden waren eingeladen, an der Gestaltung ihrer Arbeitsumgebung mitzuwirken. Die dialogorientierte Kommunikation mit den Nutzern und ihren Interessenvertretungen waren erfolgskritisch für die sehr gute Akzeptanz. Mit diesem Projekt haben wir schließlich eine Arbeitswelt mit sehr hoher Identifikation und Modernität geschaffen. Qualitativ war das ein Quantensprung und hat für das Thema Desk Sharing im Konzern einen Durchbruch bedeutet. Das Grundgerüst von offenen und geschlossenen Strukturen hat sich bis heute als robust und beständig bewährt.
Das klingt nach einer erfolgreichen Umsetzung des Bürokonzeptes. Wie hat die räumliche Gestaltung zur Akzeptanz der neuen Arbeitsumgebung im Lister Dreieck beigetragen?
Die räumliche Gestaltung spricht die Menschen emotional an. Die Arbeitsumgebung ist freundlich und einladend und bietet die Möglichkeit, sich auch mal zurückzuziehen. Das ist in meinen Augen wesentlich für den Erfolg des Konzepts. Grundsätzlich hat sich auch das Prinzip der kurzen Wege bewährt und die Mitarbeitenden näher zusammengebracht. Die Gestaltung mit dem zentralen Atrium ist sehr kommunikationsfördernd. Wir haben dieses Gebäude lange angemietet und sind zuversichtlich, dass es in seiner Angebotspalette und Variabilität auch zukünftige Veränderungen mittragen wird.
Eine wesentliche Veränderung während der Pandemie war die Zunahme von Remote Work. Menschen verbringen mehr Zeit im Homeoffice. Welche Auswirkungen hat das auf die Arbeit bei der Deutschen Bahn?
Aufgrund der pandemiebedingten langen Abwesenheit verorten viele Mitarbeitende ihren persönlichen Arbeitsmittelpunkt nach wie vor zuhause. Bei der Deutschen Bahn wird der Anteil der Anwesenheit im Büro nicht übergeordnet geregelt, sondern von einzelnen Teams festgelegt. Das hat zu vielen Einzellösungen geführt. Es ist daher schwer zu beurteilen, wie viel Bürofläche wir in Zukunft eigentlich noch benötigen. Zurzeit entwickeln wir eine neue Portfoliostrategie und sondieren den Gebäudebestand u.a. auch unter Aspekten der Nachhaltigkeit. Wir schauen dabei auch auf die technische Ausstattung und die Optimierungspotenziale in der Unterhaltung der Gebäude und monitoren die Auslastung in den Gebäuden. Dies gibt uns wichtige Hinweise auf die Attraktivität und die Nutzung der Gebäude, so dass wir diese in Zukunft nutzungs- und bedarfsorientiert belegen können.
Mit der Zunahme von Remote Work entstehen mehr freie Büroflächen. Welche Maßnahmen entwickeln Sie für die konzerneigenen Immobilien, um die Auslastung der vorhandenen Flächen zu steuern?
Allein schon wegen der gestiegenen Energiepreise sind wir um eine Optimierung der Gebäudeauslastung bemüht. Wir haben daher schon während der Pandemie ein Programm mit dem Titel „Mobiles Arbeiten von Morgen“ aufgelegt. Damit werden Grundlagen für eine maßvolle Verringerung der Flächen und eine Neuorganisation der vorhandenen Gebäude erarbeitet. Hierfür wurde ein Businessplan erstellt und konzernweit Desk Sharing und tätigkeitsorientiertes Arbeiten auf nur 60 Prozent der bisherigen Flächen eingeführt.
Welche Auswirkungen hat dieses Programm auf die zukünftige Gestaltung der Arbeitsumgebung bei der Deutschen Bahn?
Für das Büro- und Gebäudekonzept schauen wir uns an, welche Raummodule noch nachgefragt werden. Der Schreibtischanteil wird sich verringen. Wir werden auf jeden Fall viele Flächen für Projektarbeit und das Zusammenarbeiten in den Teams anbieten, um Austausch und informelle Begegnungen zu ermöglichen. Unsere Gebäudekonzepte sollen dahingehend optimiert werden, um hierfür mehr Angebote zu schaffen und vorhandene Räume umzustrukturieren. Es kann sein, dass das Ergebnis dann nicht mehr der Open Space für Bildschirmarbeit ist, sondern mehr Bereiche für Rückzug und Zusammenarbeit entstehen. Sonderflächen wie z.B. Gastronomie werden multifunktionaler ausgestattet und möbliert, um räumliche Synergien besser zu nutzen.
Welche Ansätze verfolgen Sie bei der räumlichen Ausstattung?
Wir werden testen, inwieweit Sondermodule für Arbeiten und Essen oder Besprechen mehr räumliche Qualitäten schaffen können. Es geht dabei nicht unbedingt um Verdichtung, sondern um die bessere Nutzung durch eine Überlagerung der Funktionen. Außerdem gibt es Überlegungen, Teilflächen an zentralen Standorten als eine Art „Corporate shared office“ anzubieten, um dort ortsflexible und tätigkeitsorientierte Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden anzubieten. Das könnte helfen, die Arbeitswege zu verkürzen. Diese unterschiedlichen Ansätze müssen für das jeweilige Gebäude individuell erarbeitet werden.
Es gibt in Deutschland einen zunehmende Fachkräftemangel. Das führt zu der grundsätzlichen Frage, wie Unternehmen künftig attraktiv für neue Mitarbeitende bleiben.
Die Unternehmenskultur sollte an der Gestaltung der Räumlichkeiten ablesbar sein. Die Aufgabe ist es nun, herauszufinden, welche Gebäude sich hierfür eignen und wie diese mit den heutigen Anforderungen an eine kommunikative und lebendige Arbeitsumgebung gestaltet werden können. Eine Verdichtung der Flächen durch Nutzungsüberlagerungen kann im positiven Sinne dazu beitragen und Begegnungen fördern. Das Feld ist offen und wir sind hier noch in einer Versuchsphase. Dabei pflegen wir einen sehr engen Austausch mit Forschungsprojekten zur Zukunft der Arbeit wie Office 21 des Fraunhofer Instituts. Es wird einen Mittelweg zwischen Präsenz im Unternehmen und Homeoffice geben müssen, der das Büro für alle offen hält und attraktiv macht. Die Veränderungen vollziehen sich so schnell, dass wir auch bei der Planung beweglich bleiben müssen. Mit einem flexiblen Grundkonzept und einer ausreichenden Anzahl an Raummodulen, sollte das funktionieren. Wir werden nicht warten können, bis wir überall eine abschließende Lösung haben, sondern viele Dinge ausprobieren und in Pilotphasen testen.
Es gibt eine zunehmende gesellschaftliche Differenzierung. Gleichzeitig stehen wir vor der Herausforderung des demografischen Wandels. Welchen Einfluss haben diese Entwicklungen auf die Arbeitsgestaltung bei der Deutschen Bahn?
Früher gab es eine stärkere Trennung von Arbeits- und Privatsphäre. Inzwischen haben sich die unterschiedlichen Lebenswelten verdichtet und weiter ausdifferenziert. Der Grad der Individualisierung sollte aber ausgewogen bleiben, da wir unterschiedliche Generationen zusammenbringen müssen. Gerade junge Mitarbeitende haben den Wunsch vor Ort zu sein, ihre Kollegen und Kolleginnen kennenzulernen und persönlich eingearbeitet zu werden. Außerdem sollte die Unternehmenskultur gemeinsam gelebt werden. Für die Stärkung der Teambindung sind Präsenzarbeitstage daher äußerst wichtig. Hier lässt sich eine gute Balance erreichen, wenn die Arbeitsumgebung geeignet und unterstützend ist. Die Nachfrage nach Raummodulen sollte regelmäßig geprüft und gegebenenfalls nachgesteuert werden.
Sie sprechen den gesellschaftlichen Auftrag der Deutschen Bahn an, der unter anderem in einem maßgeblichen Beitrag zur Mobilitätswende besteht. Können Sie beschreiben, welchen Einfluss das auf Ihre Arbeit als Leiterin Großprojekte und Bürokonzepte hat?
Die DB AG stellt jedes Jahr eine große Anzahl neuer Mitarbeitenden ein, was sich auch auf die Arbeitsumgebungen auswirkt. Als Immobiliendienstleister im Konzern unterstützen wir sämtliche Einheiten, die alle im Verbund an der Mobilitätswende arbeiten. Dabei müssen wir beraten und für funktionsfähige Arbeitsumgebungen sorgen, aber gleichzeitig spiegeln, was nicht funktioniert. Wir arbeiten daher sehr eng mit dem Feedback der Kunden und spüren die Agilität in der Organisation unmittelbar. Es gibt insgesamt neue Anforderungen an das technische Niveau, aber auch an neue Raumumgebungen durch die digitale Schiene, die bspw. neue Schulungsmöglichkeiten erfordern. Wir sind mitten in einer Neuausrichtung, die sich technisch und auch auf die räumlichen Angebote auswirkt.
Welche Herausforderungen sehen Sie generell für die zukünftige Gestaltung von Arbeitsumgebungen?
Wir bewegen uns in einem sehr komplexen Geschäftsumfeld, zwischen wirtschaftlicher Anspannung und Fachkräftemangel. Gleichzeitig gewinnt das Thema Individualisierung an Bedeutung. Uns stellt sich auch die Frage, wieviel Individualisierung ein Unternehmen vertragen kann und wieviel betrieblicher Zusammenhalt erforderlich ist. Wir sind sicher durch die Pandemie gekommen, weil wir über die Jahre gemeinsam Vertrauen aufgebaut haben. Was entgeht uns, wenn wir keine persönlichen Begegnungen mehr erleben und zufällige Kontakte nicht mehr möglich sind, aus denen neue Ideen entstehen können? Zwischen der Befähigung eigenständig zu arbeiten und dem Lernen von Kollegen und im Team braucht es eine gute Balance. Studien zeigen auf, dass Präsenzarbeit mit persönlichem Austausch die Kreativität fördert. Die Aspekte Produktivität sowie Innovationskraft werden für die Arbeitsorganisation in Zukunft noch an Bedeutung gewinnen und auch die Gestalt des Büros beeinflussen.
